Salaku ka kumaha pikeun mengklasifikasikan, merlukeun rigor
Efektivitas manajemen a fisik arsip hiji pausahaan gumantung kana palaksanaan pakakas jeung métode nu tangtuIeu téh krusial pikeun usaha pikeun jadi patali jeung dokumén. Leuwih ti hiji mere hukum paksaan sasuai, archiving nyaeta kabutuhan a. Manajemen kiwari records, panengah jeung manajemén arsip pikeun dua ladenan teu bagi jeung ngagabung antara eta: archives service jeung catetan repository. Sapertos kitu, archiving kertas dokumén mangrupa prosedur anu bisa gancang kompléks lamun aturan jeung alus lila-lamun maranehna teu papanggih, dina watesan boh klasifikasi di gudang. Mandang bentuk atawa aktivitas pausahaan nu ngokolakeun arsip nyaeta kabutuhan a. Manéhna mimiti enteng, sanajan hal ieu dumasar kana lampah a apriori teu basajan: tujuan tina arsip téh aya dina hiji leungeun, pikeun ngaropéa jeung tetep dokumén pausahaan dina kaayaan alus, di sisi séjén pikeun manggihan eta atawa mulang eta iraha wae. Éta pisan sababna naha, eta teu ngurangan ka hiji basajan gudang dina raraga sasuai jeung periode ingetan tulak, tapi dumasar kana manajemén komprehensif tina kertas arsip, nu mangrupa bagian tina hiji archiving kawijakan nu bakal jadi éféktif jeung sustainable, saprak kreasi nepi ka karuksakan tina arsip. Manajemen kiwari jeung nu panengah archives for administrasi tujuan merlukeun husus pakakas jeung métode nu tangtu nyandak kana akun susunan konstrain patali ka manajemén dokumén. Ieu prosedur archiving merlukeun leuwih rigor jeung logika, sabab ngawengku: manajemen fisik arsip (jeung arsip) teu bisa improvised. Nerapkeun kuat jeung dibuktikeun mantuan pikeun mastikeun diakses, réliabilitas, jeung integritas tina dokumén. Sistim ieu ensures nu ngarojong dokumén ti nyiptakeun anak ka anak archiving. Aplikasi ieu nawarkeun rupa kemungkinan, saperti palaksanaan prosedur jeung hak aksés. Nu aya kaitannana ka pangaturan sasuai jeung, aya ISO standar anu tangtu pikeun archiving, jeung hususna standar ISO nu ensures: Keur kasus husus dokumén resmi, nu standar ISO ensures angger tulisan maranéhanana ku kituna standar ISO, salaku ka baé di muatan tina ngatur rékaman data. Ieu ISO standar atawa NF nu dikirimkeun ka indicative, maranehna teu wajib jeung teu sok jaminan utmost profesionalisme. Ieu kungsi bakal terus-terusan cukup, teu jadi fooled ku standar. Eta di bursa jeung pihak-katilu archiver, dina pangalaman nya, jeung nya pamahaman kaperluan anjeun sabenerna, anjeun bakal manggihan speaker anjeun kudu. Arsip aya sadia pikeun sadaya dokumén dihasilkeun atawa ditarima ku hiji usaha dina mangsa nu mana wae nu taun fiskal anak aktivitas. Akibatna, maranehna kudu dilestarikan: maranehna ngabasmi sakabeh ékonomi jeung sosial aktivitas pausahaan. Salaku ka maranéhanana substrat, maranéhanana anu variatif: manajemén sabenerna gumantung kana jenis média pikeun nyimpen jeung mengklasifikasikan, tapi ogé ka archiving kawijakan diadopsi ku pausahaan (hade ka anak organisasi jeung tipe aktivitas) salaku tipe husus tina unggal arsip (teori nu umur tilu): Patarosan umum nyanghareupan makers kawijakan dina widang klasifikasi jeung archiving perusahaan dokumén filing dokumén hiji pausahaan meets dasar aturan nuturkeun mengklasifikasikan usefully, éféktif jeung sustainably dina susunan dokumén hiji pausahaan. Hiji wanci atawa nu lian, hiji pausahaan nyanghareup masalah archiving jeung filing nu kudu ngatur, sanggeus anjeun geus dihasilkeun atawa narima. Hayu crowding of dokumén teu leyuran Pikeun manggihan cageur kaayaan, aya nu prosedur ranking ditunjuk ku istilah umum pikeun Catetan Manajemén. Éta mangrupa alat pikeun manajemén catetan nu ngajak pikeun ngubaran eta jadi maranéhanana ciptaan: wengkuan Anak ku kituna dugi ka kiwari jeung nu panengah arsip, bari nyandak kana akun: mangsa Nu point of view tina standar jeung peraturan, Catetan Manajemén prosés archiving ogé kotak. Catetan Manajemén geus obyék dina hiji standar internasional, ISO, kaala di taun ku association perancis de normalisation (AFNOR) dina judul NF ISO. Catetan Manajemén, ku alatan éta, boga tujuan pikeun ngarekam jeung tinimbangan dokumén, ti nyiptakeun anak jeung, ku alatan éta, hulu dokumenter prosés. Ieu naha eta ngawengku di pendekatan anak hiji klasifikasi rencana atawa klasifikasi rencana, diantarana: Naon differentiates klasifikasi gudang, eta anu éndah sarta ogé nunda di tempat hulu manajemén nurutkeun skéma klasifikasi logis jeung hirarki. Ieu téh sabab kitu penting pikeun layanan dina muatan tina palaksanaan klasifikasi rencana ménta patarosan katuhu, nyaéta: klasifikasi kiwari catetan anu fundamental, eta téh bisa disebutkeun asli jeung konsisten alatan kanyataan yén manéhna kudu hormat hirup tina arsip jeung nu ku alatan éta jadi cerminan tina kagiatan pausahaan.
Pikeun ngalakukeunana, hiji klasifikasi nu dijieun tina kreasi arsip jeung teu sanggeus kanyataan, atawa pikeun ngurangan kamacetan dina tumpukan arsip disimpen tanpa ngabogaan geus diolah atawa disusun.
Ieu téh hiji valid metoda mandang tipe arsip (kiwari, interim, final). Hal ieu dumasar kana bedana dilakukeun dina alam bahan: ranking gancang jeung efisien lamun ieu téh mimiti salaku awal salaku fase produksi tina arsip. Ku alatan éta, éta téh jelas yen ngadegna hiji klasifikasi rencana teu improvised jeung merlukeun loba syarat dina raraga jadi éféktif. Éta pisan sababna naha kudu terstruktur pikeun adaptasi: Eta kudu turun terus di prospek panalungtikan dokumén (kumaha gampang manggihan hiji dokumén.) sarta ku kituna kudu lengkep. Sacara stuktur, rencana klasifikasi hade dina logis jeung terstruktur luhur. Dokumén nu categorized jeung kasebar dumasar kana logis schema jeung hirarki tina umum kana husus. Tujuan pikeun ngasupkeun sadaya dokumén tanpa kaleungitan precision.
Anak komprehensif alam téh alatan kanyataan yén manéhna di muatan tina filing sadaya dokumén reflecting tugas pausahaan, aktivitas anak.
Sakabeh susunan dokumén digolongkeun mandang tipe medium gudang (tulisan, poto, CD rom, data éléktronik) Ahirna, aya tilu rupa klasifikasi rencana nurutkeun tipe aktivitas pausahaan (fungsi jeung kagiatan), anak organisation (struktur operasi) jeung ku obyék. Salaku arsip hiji pausahaan nu hiji cerminan-na aktivitas, leuwih sering dipake tinimbang, nu mana wae nu tinimbangan anu dibikeun ka skéma klasifikasi fungsi. Tapi, kombinasi tina métode teu ngaluarkeun, disadiakeun, tangtu, teu gaul basa division, jeung nunda sagala polder di tingkat nu sarua. Ahirna, kasuksésan hiji skéma klasifikasi bakal gumantung kana layanan arsip nu ngawangun hasil sampurna pangaweruh operasi, kagiatan pausahaan jeung layanan manages eta. Ieu naha hiji panalungtikan beforehand penting pisan pikeun ngamekarkeun rencana klasifikasi kanyataan"tukang ngaput-dijieun". Atuh ka palaksanaan Manajemén Catetan dina pausahaan nu hayang ka éféktif ngatur anak arsip, eta ayeuna mungkin pikeun ieu hiji pamungkas: manajemén arsip matuh ka hiji rencana éféktif klasifikasi ngabalukarkeun inevitably ka mangtaun waktu jeung produktivitas pikeun pausahaan jeung ngurangan waragad manajemén bade dina arah nu sarua. Dina pangaruh, hiji klasifikasi systematized arsip ngawengku sirkulasi jeung aksés greatly facilitated, sahingga contributing ka ngamekarkeun kinerja pausahaan. Logika archiving kudu tumut kana akun lilana hukum konservasi dokumén dina raraga nangtukeun sabaraha lila produser geus dipikaresep pikeun ngawétkeun anak bahan archival, jeung nasib dokumén ieu di ahir ieu periode waktu. Inventory Buku ngagabungkeun antara kuantitas jeung nilai aset jeung liabilities dicirikeun dina inventory. Ledger nu ngandung kitab suci tina buku-journal disaggregated nurutkeun rencana tina akun pausahaan, ngajaga jeung auténtikasi tina buku diperlukeun.
